Reuniones y más reuniones: ¿son realmente necesarias?

Reuniones de ventas

Ya sean presenciales o virtuales, a veces, las reuniones ocupan un elevado porcentaje de nuestro tiempo.

Son esenciales para promover la coordinación de acciones, fomentar la colaboración entre compañeros, impulsar la creatividad, facilitar el intercambio de información y obtener opiniones y feedback inmediato cuando se requiere;

sin embargo, cuando estas reuniones no están bien planificadas y no son productivas para todos los asistentes, comienzan a ser vistas como una pérdida de tiempo y de energía.

¿Qué tan productivas son las reuniones que haces con tu equipo comercial?

El tiempo dedicado a las reuniones es tiempo que no se puede dedicar al trabajo individual; por lo que un número desproporcionado de reuniones se verá reflejado en una merma en el avance del trabajo personal de los miembros del equipo.

La ejecución de las tareas personales reviste también gran importancia, y un exceso de reuniones puede suponer un sobreesfuerzo innecesario: en tales circunstancia, las personas buscan llegar más temprano a trabajar o se ven forzadas a quedarse más horas o utilizar el fin de semana para encontrar el espacio y atender sus actividades.

Una encuesta a 187 altos directivos publicada en la edición de julio/agosto 2017 de la revista Harvard Business Review arrojó los siguientes resultados:

  • un 65% de los directivos afirmaba que las reuniones les impidían completar su propio trabajo,
  • un 71% consideraba que las reuniones son improductivas e ineficientes,
  • un 64% dijo que las reuniones se realizan a expensas del pensamiento profundo, y
  • un 62% dijo que las reuniones pierden oportunidades para acercar al equipo.

Solo un 17% de los encuestados reportó que, a su parecer, las reuniones son generalmente productivas.

¿Estas cifras son extrapolables a los miembros tu equipo comercial?

¿Les has preguntado?

Lo cierto es que los resultados de la encuesta dan que pensar. Por ello, hoy te propongo que eches una mirada al número, la calidad y la productividad de las reuniones de tu equipo.

Si el número de reuniones es elevado o estas no son productivas, generarán un descontento general que puede conllevar la no consecución de los objetivos de ventas planeados al inicio del año.

OK, Hervé; pero, entonces, ¿cómo saber qué reuniones son realmente necesarias?

¿De qué manera puedo asegurarme de que las reuniones sean productivas y generen valor?

Para ayudarte a responder estas preguntas, te propongo un análisis en tres etapas.

La primera etapa es prospectiva. Se trata de que (1) estimes la necesidad de cada uno de los encuentros que tienes previstos y (2) los plantees de forma acorde a sus particulares circunstancias y objetivos. El resultado de esta primera etapa depende de tu respuesta a una bateria de preguntas.

  • ¿Para qué es necesario que nos reunamos?
  • ¿Qué resultados quiero alcanzar al final de la reunión?
  • ¿Qué personas deben participar y para qué?
  • ¿Qué mensaje deben recibir de mí, para que entiendan el sentido de su participación?
  • ¿Qué estructura debe tener la reunión para lograr el objetivo?
  • ¿Cuánto tiempo es necesario para respetar la estructura prevista y alcanzar resultados?
  • ¿Cuál es la frecuencia óptima en función de cada objetivo? (¿Diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual?)
  • ¿De qué información debe disponer cada participante para optimizar el tiempo del encuentro?

La segunda etapa consiste en que pulses la opinión de tu gente. Es importante que dejes un espacio para pedir a cada comercial que comparta algunos aspectos de su percepción del encuentro.

Por último, la tercera etapa consiste en tu evaluación de la reunión, hecha con la mayor objetividad, a partir de tus percepciones y de los datos que has obtenido. Es importante que estimes honestamente si habéis producido los resultados esperados.

Si quieres saber más sobre cómo definir y planificar tu sistema de evaluación y seguimiento de los resultados de tu equipo comercial, reserva una sesión estratégica GRATUITA conmigo, y te explicaré cómo lograrlo.

Hervé evaluador FELOUZAT

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